2024 Forfatter: Harry Day | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 15:51
En gang, som en ny leder for personalavdelingen i produksjon, ventet jeg spent på det første møtet i anleggsledelsen. Jeg forestilte meg hvor produktiv ledergruppen ville arbeide for teamets beste.
Min underordnede, en inspektør ved personalavdelingen, som jobbet her i nesten 50 år, delte ikke mine lyse forventninger. “Ikke bli overrasket over at personalavdelingen får skylden for alle problemene med anlegget. Ikke bli opprørt over denne situasjonen, lederne må slippe dampen og finne de skyldige. Og møtets format vil være mer som en basar enn et organisert møte med kolleger som må ta en felles beslutning."
Møtet slo meg faktisk med mangel på konstruktivitet. De snakket alle praktisk talt samtidig, uten å høre hverandre og ikke huske agendaen. Som et resultat forble "brennende" problemer uløste, og all tid ble brukt på å diskutere ubetydelige detaljer. 10 år har gått siden den gang, men ifølge ledere fra forskjellige selskaper holdes fortsatt lignende møter.
Hva kan jeg anbefale som trener for å holde møtene konstruktive og effektive? Vurder forespørselen og se etter gode fremgangsmåter for å implementere den. Analyser først om du virkelig trenger å gjennomføre et møte, eller kan du gjøre med et annet format for intern kommunikasjon?
Når skal møtet holdes?
1. Det er behov for en teamdiskusjon om et problem eller en oppgave
2. Det er nødvendig å dele viktig informasjon med teamet og høre meningen til medlemmene om dette.
3. Ønsker å samle maksimalt antall ideer og synspunkter på en viktig sak
4. Det er et problem som påvirker målene til de fleste av dine underordnede.
5. Vet du at teamet gjerne vil komme sammen og løse et problem i fellesskap, samtidig som de fordeler ansvaret for implementeringen av det
Når bør du ikke holde et møte?
1. Det er fornuftig å bruke andre kommunikasjonsverktøy uten å redusere ytelsen
2. Oppgaven er presserende / viktig, og forsinkelsen i å løse den kan bli for dyr
3. Spørsmålet er for personlig til å komme opp til offentlig diskusjon
4. Ikke nok tid til å forberede og gjennomføre møtet
5. Vil bruke møtet som et verktøy for å straffe noen fra underordnede
Alle de ti punktene kan oppsummeres i en setning. Hold et møte når det er behov for teamarbeid, og ikke hold et møte hvis det ikke er noe slikt behov.
10 tips for effektive møter
Mål. Bestem selv for hvilket formål du trenger for å organisere et møte? Hvilke resultater og i hvilken form ønsker du å få på slutten av møtet? Er det beslutninger som skal tas? Hvilke vanskeligheter kan oppstå og hvordan nøytralisere dem? I hvilken grad er målene til møtedeltakerne sammenfallende / forskjellige? Er målkonflikter mulige? Jo mer nøye den første fasen blir utarbeidet, jo mindre motstand vil det oppstå under møtet
Deltakere. Sammensetningen av møtedeltakerne dannes avhengig av målene. Inviter de menneskene som kan gi et virkelig viktig bidrag til diskusjonen om møtespørsmålene. Test motivasjonene dine for å rekruttere en arbeidsgruppe, gjør du møter til et teater for en skuespiller (deg selv)? Er det virkelig denne serien som vil være produktiv? Det er verdt å stadig endre sammensetningen av deltakerne og danne den individuelt for hvert møte. Dette vil hjelpe lederen med å unngå rutinemessig og positiv dynamikk i gruppene
Format. Velg det beste møteformatet avhengig av oppgavene dine. Hvis du trenger, for eksempel
1) informere teamet om innovasjonene
Gjennomfør et "møte - informasjonsmelding". Oppgaven til et slikt møte er å informere deltakerne så mye som mulig om de kommende endringene, målet er å redusere motstand. Et godt verktøy for å hjelpe en leder ville være en SWOT -analyse.
2) sette oppgaver og tildele ansvar
"Møteordre". Et veldig strukturert og tydelig format, kontroll over situasjonen, målet er å fordele ansvaret fra deltakerne uavhengig. Dette vil redusere direktivitetsnivået som kan forstyrre kvaliteten på oppgavene.
3) komme til en felles beslutning
Organiser en "møteforhandling" der du lytter til alle deltakernes synspunkter. Vinn-vinn-møtestrategi, lederens rolle er moderatoren. Verktøyene i dette formatet er idémyldring, flerposisjonsundersøkelse, undersøkelse med kort, problemanalyseskema, etc.
Problemanalyseskema, T. Edmüller
4) kombinere for å løse problemet
Formidlingsmøte er det optimale formatet for et slikt møte. Det er veldig viktig å finne en moderator som nyter teamets autoritet. En leder er kanskje ikke alltid det beste valget. Det er mye mer effektivt å invitere en ekstern spesialist (mekler, coach, konsulent)
5) samle ideer
"Meeting - Brainstorming" vil være 100% den beste løsningen i dette tilfellet. Det viktigste i dette formatet er å følge reglene og idémyldringsalgoritmen. Og oppretthold en atmosfære av åpenhet og letthet, og husk at kritikk dreper effektiviteten av slike møter
6) forbedre kompetansen
"Møte-læring". Dette formatet gjør at lederen kan fungere som trener eller trener. Del nyttig informasjon med underordnede, diskuter den og planlegg hvordan du skal implementere den i daglig funksjonalitet. Et godt funn for ledere vil være 30-minutters møter flere ganger i uken / måneden, organisert av dem spesielt for utvikling av underordnede. En kompetanse - en utviklingsteknikk - en handlingsplan er en grov algoritme for slike møter
Et sted. Hvor du vil møte teamet ditt, bestemmes av formålet og formatet for møtet. Treningsformatet og "meklingsmøter" kan kreve rom i forskjellige størrelser og utstyr. Tenk på dette på forhånd. Det er også nødvendig at deltakerne kan se hverandre og kunne få øyekontakt med møtelederen
Plan. Møteplanen din skal være skriftlig. Dette er faktisk en agenda som inneholder følgende punkter
- dato, tid, sted
- formålet med møtet
- spørsmål som skal diskuteres
- ønsket resultat av møtet og dets form
- format
- initiativtaker og hvem som holder møtet
- en liste over deltakere, inkludert de som er invitert utenfra
Send møteplanen til møtedeltakerne. Det kan være lurt å legge til spørsmålene sine. For å spare tid kan du løse flere problemer i ett møte
Regler. De grunnleggende reglene for å gjennomføre møter er satt av teamet og kan variere fra møte til møte. Men det er faste regler, for eksempel overholdelse av tidslinjer, avtaler om beslutningstakere, begrensninger pålagt av selskapets politikk, avtaler om konflikthåndtering, etc
Protokoll. Dette er en slags oppsummering av møtet, som beskriver alle hovedpoengene. Det utarbeides av sekretæren for møtet, basert på notatene som ble gjort under møtet. Protokollen signeres av lederen, sekretæren for møtet, samt av de viktigste deltakerne (de som er angitt i handlingsplanen). En kopi av referatet sendes til alle deltakerne i møte
Tid. Tidsstyring er et av de viktigste aspektene ved effektivisering av møter. Start alltid møtet til fastsatt tid, for senere vil du ikke kunne oppnå punktlighet. Angi tidsrammer for alle punkter i planen og overvåke implementeringen. Følg 60x20x20 -regelen:
Bruk 60% av tiden din på hastende / viktige spørsmål.
La 20% av tiden stå på uforutsette emner og plutselig dukker det opp hastende spørsmål
Allokere 20% av tiden til den såkalte. sosiale behov - pauser, lunsj, prat, etc.
Slutten. For å avslutte møtet godt, gjør status over teamarbeidet. Legg merke til hva teamet har oppnådd, gå gjennom punktene i den utviklede planen, sørg for at alle tilstedeværende forstår og støtter det som var planlagt. På slutten av møtet genererer du en oppsummering som vil bli sendt til alle møtedeltakere, inkludert de som er fraværende. Skriv inn en liste over deltakere, de viktigste diskusjonsspørsmålene, fattede beslutninger, en handlingsplan og ansvarlige for hvert av punktene, frister, kontrollpunkter, datoen for neste møt
Kontrollen. Situasjoner når alt ender med et møte er ikke uvanlig. For å iverksette tiltak trenger du lyst og motivasjon, samt kontroll over implementering av beslutninger. Definer kontrollpunkter og ansvarlige for det direkte i møte
Vanskeligheter med å holde møter
1. Konflikte
Under møter oppstår det ofte konfliktsituasjoner. Noen ganger blusser de opp så mye at møtet blir til en strøm av gjensidige anklager og personlige angrep. Hva bør lederen gjøre i dette tilfellet?
- Utsett diskusjonen om det kontroversielle spørsmålet og løs det senere, innenfor rammen av dette møtet. På den tiden vil lidenskapene avta og deltakerne vil kunne uttrykke seg konstruktivt.
- Oversett løsningen på problemet i et individuelt format og møt motstridende parter utenfor generalforsamlingen
- Løs spørsmålet og be om å vurdere det på neste møte
- Gi et kompromiss
2. Kommunikasjonsbarriere
Råd, trusler, kritikk, bebreidelser, "diagnoser" og merking, anbefalinger, pålegg, klisjeer og vanlig ordlyd kan alle fungere som hindringer for et møte. Kommunikasjonsbarrierer forårsaker motstand og antipati. Det er viktig for lederen å legge merke til slike ting og trekke oppmerksomheten til medlemmene i arbeidsgruppen til dem. For å fjerne kommunikasjonsbarrierer, opprett en ekstra arbeidsregel i denne forbindelse. Og også systematisk forbedre kommunikasjonskompetansen til teamet
3. Fei
Ulemper og feil ved å gjennomføre møter kan bli lagt merke til i ethvert selskap. De mest typiske er:
- manglende overholdelse av de fastsatte målene
- manglende overholdelse av regelverket
- mangel på informasjon for møtedeltakere
- holde ansatte i den mest produktive tiden
- press fra hodet eller omvendt, passivitet og vennlighet
- passivitet etter møtet
Møtene dine kan bli en verdifull styringsressurs eller et svart hull der tiden løser seg sporløst. Valget er ditt.
Anbefalt:
Psykologiens Hemmeligheter. Festetraume. Funksjoner Ved Festeskader
Tilknytningstrauma (inkludert typer tilknytningsforstyrrelser, årsaker og konsekvenser) er kompleks. For å forstå det i detalj, er det verdt å starte fra begynnelsen. Onkel Z. Freud mente at tilknytning er basert på et barns fysiologiske behov - å overleve, spise, motta omsorg og oppmerksomhet.
Ekte Comeback: Hemmeligheter For Retur Av En Avdød Partner
Returen til en tidligere partner begynner i nesten 100% av tilfellene hvis du lar personen gå mer eller mindre miljømessig: uten fornærmelser, uten å bli for ydmyket og uten å holde ham tilbake av trusler om å gjøre noe med deg selv eller med ham.
Hemmeligheter, Tabuer Og Psykiske Traumer
Dreper hemmeligheter I hver persons liv er det slike spesielle mellomrom som bærer metaen "du kan ikke komme hit" - du kan ikke snakke om noe, du kan ikke diskutere, du kan ikke nevne noe, men det som er der, det er ikke engang lov å tenke.
Ressursmorgen Er Nøkkelen Til Suksess I Livet. Mine Hemmeligheter
Har du lagt merke til at suksessen til hele dagen ofte avhenger av hvordan morgenen starter? Jeg la merke til det lenge: hvis jeg fikk nok søvn og jeg har tid til mine små morgenritualer og gleder, så vil det på ettermiddagen definitivt være styrke og humør for flotte ting og planer.
Seks Hemmeligheter For Personlig Effektivitet. Del 1
Hvis en kvinne bare lever gjennom logikk og hode og ikke vet hvordan hun skal leve med følelser og følelser, kan hun aldri være effektiv. I dagens artikkel vil jeg vurdere seks sentrale hemmeligheter for personlig effektivitet. Første hemmelighet.
